Elementos de un sólido programa de viajes corporativos

Para aprovechar al máximo su presupuesto de viajes corporativos, es fundamental planificar para aprovechar su programa en todo lo que vale. Decir a los viajeros que seleccionen la tarifa aérea lógica más baja no es suficiente. Estos son los elementos que deben tenerse en cuenta al planificar o evaluar su programa de viaje.

1. Política de viajes

Una política de viajes bien escrita y difundida es la base de cualquier buen programa de viajes, y siempre me sorprende que tantas corporaciones tengan una política de viajes tan obsoleta y mal concebida, si es que tienen alguna. No es difícil encontrar una política bien escrita. Uno se puede encontrar en línea con bastante facilidad. Todo lo que queda es que se edite para reflejar la cultura corporativa y se difunda dentro de la empresa para que todos lo entiendan y acepten seguirlo. Por esta razón, es una buena idea que todos firmen una copia de la política de viaje para garantizar que todo el personal de la empresa la lea, la entienda y la apropie. Sugiero que todos en la empresa firmen una copia de la política de viajes, ya sea que viajen o no. Pueden cambiar de puesto en la empresa más tarde y ser obligados a viajar. Una política de viajes no tiene por qué ser larga o compleja.

2. Viajes centralizados interna y externamente

Muchas empresas no centralizan su programa de viajes y pagan un precio en términos de pérdida de oportunidades de reducción de gastos y eficiencias internas. Muchas empresas que no centralizan los viajes tienen miedo de exigir a los viajeros que hagan algo que tal vez no quieran hacer, junto con la idea de que centralizar los viajes requerirá la contratación de un administrador de viajes. Ambas pueden ser preocupaciones legítimas, pero no tienen por qué serlo en la mayoría de los casos. Al exigir a los viajeros que reserven de forma centralizada, no necesariamente les hace perder flexibilidad. Puede centralizar los viajes y al mismo tiempo permitir que los viajeros reserven por su cuenta, ya sea con una agencia de viajes de su elección o en línea a través de un proveedor con el que se haya asociado y en el que tenga confianza. Al asignar a alguien con la responsabilidad de supervisar los viajes, está obteniendo un único punto de contacto tanto interno como externo para problemas de viaje. Si su empresa gasta menos de $ 1 millón en viajes aéreos, probablemente no necesite un gerente de viajes de tiempo completo. En estos casos, la supervisión de viajes se puede dar al departamento de finanzas, recursos humanos o incluso a un asistente de nivel ejecutivo. Aquí hay un vistazo a las ventajas que se obtienen al centralizar los viajes.

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